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特殊な部屋利用

時間外使用

 時間外使用とは学生会館・キャンパスプラザが閉館しているときに、学生会館・キャンパスプラザを使用できる制度です。
 演奏会や大会などで開館時間のみでは荷物の搬入出が不可能な場合、時間外使用を行うことで開館前/ 閉館後に荷物の搬入/ 搬出を行うことができます。

 時間外使用の流れ

1.申請する

時間外使用したい場合は、申請期間に事務室までお越しください。理由書・申請書(理由・時間・場所・搬入/搬出するもの等)を記入していただきます。
【申請期間】 (原則として)時間外使用する2ヶ月前〜30開館日前
【申請場所】 時間外使用する建物の事務室
【申請できる時間帯】 (原則として)平日…17:00〜閉館30分前、土休日…開館〜閉館30分前

申請内容について(原則)
  次のこと以外の申請は認められないことがあります。

  • 場所:部室
  • 理由:荷物の搬入・搬出
  • 時間:30分以内

理由書はこちらです。予め記入して事務室に提出していただいてもかまいません。
時間外使用理由書.pdf(504)(2015年5月現在)

2.審議を受ける

学生会館委員会の会議にて許可の可否を決定します。

3.許可証を受け取る

使用日の前日までに、許可が下りているかを確認の上、窓口まで許可証を取りに来てください。

 注意

  • 時間外使用はやむをえない事情があると認められる場合のみ許可されます。時間外使用申請を出されても許可できない場合がありますので、時間外使用を前提として計画を立てないようにしてください。なお、運営委員会の側で担当する運営委員を確保できない場合には、理由の如何にかかわらず許可できません。
  • 以下のような申請は、いかなる事情があっても認められませんのでご注意下さい。
    • 期限に遅れた申請
    • 時間外使用の許可を前提として合宿・演奏会等の計画をした場合(既にバスを予約してしまったため時間外使用が許可されないとキャンセル料が発生してしまう、既に演奏会の日程を告知してしまった等の理由は一切考慮されません)
    • 停電日(例年12月上旬の土日)、センター試験・二次試験の日、お盆休み、年末年始、その他の終日閉館日、五月祭、駒場祭の時間外使用
  • 申請が許可された場合、許可証を使用予定日の前開館日(前日が閉館日の時は、使用日予定日に最も近い開館日)までに申請した建物の事務室へ取りに来てください。
  • 許可証を受け取らなかった場合や、申請当日に遅刻をした場合、キャンセル扱いとなることがあります。
  • 申請期間は変更になることがあります。また、時間外使用が認められない日を別途定めることがあります。学生会館からの連絡に十分ご注意ください。

特別使用

 特別使用とは特別な理由により、各共用部屋を通常の予約開始日より前に、通常の3 時間枠を超えて予約できる制度です。
 劇の公演や演奏会といった、「広く一般に公開され、かつ年に数回しか開催されないもの」で特別使用できます。

 特別使用の流れ

1.申請する

特別使用したい場合は、申請期間に学生会館事務室までお越しください。理由書・申請書(理由・時間・場所・当日のスケジュール等)を記入していただきます。
【申請できる団体】連絡委員登録をし、連絡委員会に出席した団体
【申請期間】 (原則として)特別使用する2ヶ月前〜30開館日前
【申請場所】 学生会館事務室
【申請できる時間帯】 (原則として)平日…17:00〜閉館30分前、土休日…開館〜閉館30分前

  • 特別使用には1団体につき年に2回まで、かつ、1度の使用は1日以内です。
  • 音出し自粛願い(特別使用する部屋付近の共用部で音楽練習等の音出しを自粛してもらう申請)は申請時にのみ受け付けます。

理由書はこちらです。予め記入して事務室に提出していただいてもかまいません。
特別使用理由書.pdf(317)(2015年5月現在)

2.異議申し立て期間

申請の翌日から7開館日の間は、一般の利用者からの特別使用に対する異議申し立てを受け付けることとなっています。この期間に異議が申し立てられた場合、申請が許可されない場合もありますのでご注意ください。
また、申請時に記入した電話番号を公開することがありますのでご了承ください。

公示された特別使用申請に対して、異議を申し立てたい場合は学生会館事務室にお越しください(公示は学生会館・キャンパスプラザの所定の場所に貼り出されます)。

3.審議を受ける

学生会館委員会の会議にて許可の可否を決定します。

4.許可証を受け取る

使用日の前日までに、許可が下りているか、予約ファイルに記載があるかを確認の上、窓口まで許可証を取りに来てください。

 注意

  • 特別使用は通常の使用よりも長時間を事前にとることのできる申請ですので、許可基準は比較的厳しくなります。また、団体の関係者による利用に問題がある場合などは、使用許可が下りない場合や許可が取り消される場合があります。使用中であっても許可が取り消されるケースもありますので、くれぐれも関係者が違反を起こすことのないよう注意をお願いします。
  • 前日までに許可証を取りに来ない場合は、使用の意思がないものとみなし、許可は取り消されます。
  • 申請期間は変更になることがあります。また、特別使用が認められない日や、別途回数制限を定めることがあります。学生会館からの連絡に十分ご注意ください。
  • 部室を持っていない団体が特別使用の申請をする際には、部室を持つ団体の合意が必要となりますので予めご了承ください。

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