お知らせ
共用部屋当日予約について
2023年2月20日利用分より二次抽選後も空室である部屋・時間枠に対し貸出を行う共用部屋の当日予約制度を開始します。利用にあたっての手続き方法と注意事項は以下の通りです。また、本制度の開始に伴い、3日前を過ぎた場合でも、キャンセル時のご連絡をお願いいたします。今後の、キャンセル時の連絡は、フォームにておこなっていただきますようお願いいたします。
共用部屋アンケート結果報告
先日は共用部屋利用に関するアンケートにご協力いただきありがとうございました。
時間枠数および抽選日について、いずれも現状のまま（1日3枠、7日前に一次抽選・3日前に二次抽選）が良いとのご意見が最多数であったため、これらについての変更はしないことに決定いたしました。
学外者の利用について
これまで学外者を伴う部室・共用部屋の利用には別途許可を必要としておりましたが、2022年10月29日より不要となります。現在学内者のみでの活動の許可のみ得ている団体も、学外者を伴う活動が可能となります。窓口でも学外者の参加の有無は確認いたしません。許可メールの提示が必要な場合、「学内者のみでの活動の許可」のメールをご提示いただければ、学外者も参加していただけます。
活動許可形態の変更について
これまで「部室での活動の許可」と「共用部屋での活動の許可」を区別しておりましたが、2022年10月29日よりこの区別を撤廃いたします。今後は「部室での活動の許可」のみ受けている団体も共用部屋申請が可能であり、また「共用部屋での活動の許可」のみ受けている団体も部室での活動が可能です。
連続利用について
これまでは共用部屋に連続した枠で当選された場合も、前の枠の終了時刻までに一度鍵を返却していただき、次の枠の開始時刻以降に再度鍵を借りていただくようお願いしておりました。
これを改めまして、本日より連続した枠で当選された場合は鍵を一時返却せず、連続で利用することを可能といたします。
長時間の利用の場合は特に換気等の感染対策を徹底していただきますよう、よろしくお願いいたします。
緊急時の連絡担当者登録のお願い
連絡担当者とは、「感染者・濃厚接触者が学生会館・キャンパスプラザを利用していたことが報告された際に、学生支援課・学生会館運営委員会との連絡を担当する方」を指します。
部室、共用部屋での活動をされる団体は必ずご登録をお願いいたします。
ご登録いただいた連絡担当者を変更される場合は、その都度このフォームの提出をお願いいたします。再提出すると情報が上書きされます。
共用部屋利用時間延長
2022年8月22日利用分から、共用部屋の2枠目、3枠目の時間枠について利用開始時刻を20分繰り上げます。
平日開館（開館時間：10:00〜21:30）であれば、枠2：13:10〜17:00、枠3：17:10〜21:00となります。
個人の抽選予約の場合
個人向けに音楽練習などが可能な共用部屋の貸出を行います。
認められる活動
個人のみの利用ができます（複数人での利用はできません）
利用の際は必ずガイドラインをご確認ください。
共用部屋ガイドライン（個人）
各共用部屋には消毒液とキムタオルを設置しております。事前に用意していただく必要はございません。
消毒用品が切れてしまっていた場合は、窓口にてその旨をお伝えください。補充分をお渡しいたします。
対象とする部屋
対象は学生会館新館の第2音練（アップライトピアノ1）、本館の第4音練（電子ピアノ1）、210、キャンパスプラザの第7音練（グランドピアノ1)です。
手順
1. 利用日の8日前（二次抽選の場合は4日前）までに申請フォームを提出します。
2. 申請多数の場合は抽選を行います。原則利用日の7日前（二次抽選の場合は3日前）に当落通知をメールにてお知らせします。
3. 当選された場合は、当日窓口にて当選のメールを提示していただき、学生証と引き換えに鍵を貸し出します。
一次抽選で当選者がいなかった部屋については、二次抽選が行われます。こちらもご活用ください。
抽選の仕組み
全ての申請について第1希望を確認し、重複がない希望は当選、重複がある希望については抽選が実行されます。当選するのは1人1日1枠までですので、1枠当選した時点で終了です。第1希望が当選しなかった場合、1枠当選するまで第2希望以降順に同様の作業が行われます。抽選はシステムにより自動で行っております。
一次抽選・二次抽選それぞれで当選するのは1人1日1枠までですが、一次抽選で当選された方が二次抽選にも参加していただくことは構いません。ただし、二次抽選において他の申請と希望が重複した場合、一次抽選で部屋を獲得されていない方の希望を優先させていただきます。
注意
- 活動には上記の通り抽選での当選が必要となります。
- キャンパスプラザA棟の屋上並びに2階及び3階の廊下の屋外部分では、「大音量を発する音楽練習・楽器の音の出る方向（発声練習にあっては、声の出る方向。）を大学敷地外へ向けて行う音楽練習」は禁止されています。詳しくは館内の音楽練習に関する合意事項をご覧ください。
- 感染拡大の状況や大学の要請により急遽キャンセルになる場合がございます。
- ガイドラインなどが守られていないと運営委員が判断した場合は警告・活動の中止を命令する場合がございます。
- 教養学部の規則と一部異なりますのでご注意ください。当委員会のガイドラインを必ずご確認ください。
- 窓のある部屋で音楽練習をする場合は、館内での音楽練習に関する合意事項に基づいて窓を閉めて行い、窓を開けての換気中は音出しを控えてください。
申請フォーム
申請フォーム（個人利用）
申請期限（利用日の8日前）を過ぎてしまった場合は、二次抽選をご利用ください。二次抽選の申請期限は利用日の4日前です。
二次抽選申請フォーム（個人利用）
申請期限（利用日の4日前）を過ぎてしまった場合は、当日予約をご利用ください。
団体の抽選予約の場合
認められる団体・活動
連絡委員登録を行っている団体で、事前に活動計画書を提出し、学生会館委員会から許可を受けた団体のみが利用できます。
感染対策を十分に行った上で活動してください。
音楽練習等のための利用が可能です。
また、同じ団体が同じ時間帯に複数の共用部屋を利用することも可能です。
利用の際には必ずガイドラインをご確認ください。
共用部屋ガイドライン（団体）
各共用部屋には消毒液とキムタオルを設置しております。各団体で事前に用意していただく必要はございません。
消毒用品が切れてしまっていた場合は、窓口にてその旨をお伝えください。補充分をお渡しいたします。
学外者を伴う活動の後に参加者の中で感染・濃厚接触があったことが判明した場合、必ず感染報告フォームで速やかにご連絡ください。
対象とする部屋/上限人数
対象は上記の個人利用対象部屋以外の部屋です。
制限人数については各部室の上限人数をご確認ください。
また、学生会館1階の101の共用部屋としての貸出を開始しました。
貸出は団体に対して行います。
申請方法、利用方法は他の共用部屋と同様ですが、
2階や地下1階の共用部屋への移動が困難な方（車椅子をご利用の方、足を怪我された方など）が参加される旨をご記入いただいた場合は、抽選の際にその団体を優先いたします。
優先を希望される場合は、申請フォームの備考欄にその旨と理由をお書きください。
手順
1. 活動計画書を作成し、フォームから提出してください。活動計画書についてはページ下部の説明をご確認ください。
2. 学生会館委員会での審査を経て、許可されると申請が可能となります。
3. 利用日の8日前（二次抽選の場合は4日前）までに申請フォームを提出します。
4. 申請多数の場合は抽選を行います。原則利用日の7日前（二次抽選の場合は3日前）に当落通知をメールにてお知らせします。
（この抽選は野球のドラフトと同じ方式で行われます。）
5. 当選された場合は、当日窓口にて当選のメール（スクリーンショット・印刷したものも可）をご提示いただき、参加者のうちのお一人の学生証と引き換えに鍵を貸し出します。
一次抽選で当選団体がいなかった部屋については、二次抽選が行われます。こちらもご活用ください。
抽選の仕組み
全ての申請について第1希望を確認し、重複がない希望は当選、重複がある希望については抽選が実行されます。第2希望以降順に同様の作業が行われます。抽選はシステムにより自動で行っております。
【一次抽選の場合】
自動抽選の結果、記入いただいた希望部屋数よりも多く当選された場合、余分な枠を希望順位の低い順から差し引きます。差し引かれた枠はその枠に落選した他の団体への割り振りの対象となります。なお、希望部屋数の記入欄に、連続した枠で同じ部屋を希望する旨を記入いただいている場合、部屋の希望順位よりもこれを優先いたします。以上の作業は担当の委員が行います。
当選部屋数が希望部屋数に満たない場合、または希望部屋数を記入いただいていない場合は自動抽選により当選された枠がそのまま当選結果となります。部屋の効率的な割振りのため、利用する部屋数があらかじめ決まっている場合は申請フォーム内の記入欄に記入いただけますと幸いです。
【二次抽選の場合】
自動抽選の結果、記入いただいた希望部屋数よりも多く当選された場合、余分な枠を希望順位の低い順から差し引きます。差し引かれた枠は、当選部屋数が希望部屋数に満たなかった他の団体への割り振りの対象となります。なお、希望部屋数の記入欄に、連続した枠で同じ部屋を希望する旨を記入いただいている場合、部屋の希望順位よりもこれを優先いたします。以上の作業は担当の委員が行います。
当選部屋数が希望部屋数に満たない場合、または希望部屋数を記入いただいていない場合は自動抽選により当選された枠がそのまま当選結果となります。部屋の効率的な割り振りのため、利用する部屋数があらかじめ決まっている場合は申請フォーム内の記入欄に記入いただけますと幸いです。
注意
- 利用するには上記の通り活動計画書の許可・抽選での当選が必要となります。
- キャンパスプラザA棟の屋上並びに2階及び3階の廊下の屋外部分では、「大音量を発する音楽練習・楽器の音の出る方向（発声練習にあっては、声の出る方向。）を大学敷地外へ向けて行う音楽練習」は禁止されています。詳しくは館内の音楽練習に関する合意事項をご覧ください。
- 感染拡大の状況や大学の要請により急遽キャンセルになる場合がございます。
- ガイドラインなどが守られていないと運営委員が判断した場合は警告・活動の中止を命令する場合がございます。
- 教養学部の規則と一部異なりますのでご注意ください。当委員会のガイドラインを必ずご確認ください。
- 以下の「活動計画書について」を必ずご確認ください。
- 鍵を借りる責任者は、1つの部屋につき1人ずつ必要です。1人の責任者が、1枚の学生証や学生証・使用証・会員証の同時使用などによって複数の部屋を同時に借りることはできません。
- 屋上での球技は、以前道具を落としたり、屋上の機器に物を当てたりした団体があり、危険なことから、おやめください。
- 団体内で複数のグループに分かれて活動を行うため別団体として抽選に参加したい場合、連絡委員登録を別で行う・活動計画書の許可を別で受けることにより別の団体として認められ、別団体として抽選に参加できます。抽選の申請時の団体名は連絡委員登録・活動計画書の提出時の団体名と必ず同じにしてください。異なる団体名が使用されると抽選に正しく参加できない場合があります。
- 学外者のみでの利用はできません。鍵を借りられるのは学内者のみです。
申請フォーム
申請フォーム（団体利用）
申請期限（利用日の8日前）を過ぎてしまった場合は、二次抽選をご利用ください。二次抽選の申請期限は利用日の4日前です。
二次抽選申請フォーム（団体利用）
申請期限（利用日の4日前）を過ぎてしまった場合は、当日予約をご利用ください。
当日予約の場合
手順
- 当日、予約ファイルにて、予約状況をご確認ください。
- 使用したい部屋・時間枠が決まったら、該当の部屋を管理する事務室（学生会館あるいはキャンパスプラザ窓口）へお越しください。
- 学生証を提出し、使用区分（個人使用か団体使用か）と、使用したい部屋・時間枠をお伝えください。
- 団体使用の場合は、活動の許可メールや当選メールなど、活動が許可されていることがわかるメール文面を提示してください。
- 申請書と仮押さえカードをお受け取りください。
- 各建物の指定のスペースにて申請書に必要事項を記入し、10分以内に仮押さえカードとともに窓口へご提出ください。（遅れた場合予約ができないことがあります）
- 申請書に問題がなければ受理されますので、学生証をお受け取りください。
- 利用開始時刻になりましたら、部屋と団体名（個人利用の場合は使用者名）をお伝えください。
- 確認が取れましたら鍵をお貸しします。
注意
- 一次抽選、二次抽選終了後も予約が入っていない部屋・時間枠に対する予約制度です。すでに抽選による予約が入っている部屋・時間枠は予約対象となりません。
- 抽選予約を窓口で受け付ける制度ではありません。
- 予約状況は当日予約の受付によって随時更新されます。必ず最新の空室状況を確認した上で窓口へお越しください。
- 当日予約は当日開館時刻以降受け付けます。前日以前は一切受け付けません。事前に予約をしたい場合は抽選予約に参加してください。
- 建物前での前日、早朝からの並びこみはご遠慮ください。開館時は、正面玄関からの利用者を優先して手続きを開始します。
- 受付は窓口でのみ行い、電話、メール等では一切対応しません。
- 当日予約を利用できるのは、両建物合わせて１人１日１枠です。
- 申請書の記入は、各建物ロビーの指定の場所で行ってください。申請書や仮押さえカードを館外に持ち出さないでください。
- 抽選予約の場合と同様に、使用区分が個人使用の場合は１人でしか使用できません。
- 使用区分は個人と団体で分かれていますが、抽選予約の際に設けている部屋ごとの使用区分は当日予約においては区別されません。抽選予約の際に個人使用向けとなっている部屋を団体使用として使用することや、その逆についても、当日予約の場合は可能となります。
- 団体使用の場合は、同一団体内であれば、申請者と使用者（鍵を借りる人）が異なっていても構いません。
- 団体使用の場合は、同一団体内の複数人が１人１枠ずつ予約して、連続して、あるいは同時に使うことは可能です。
- 同一団体が同じ共用部屋を【抽選予約と当日予約、当日予約と当日予約】の組み合わせで連続した時間枠を確保している場合も、前の時間枠の終了時刻までに鍵を持参した上で窓口で手続きを行った場合には、時間枠と時間枠の間の時間も連続して使用を続けることができます。
- 当日予約の予約完了後のキャンセルは受け付けません。
- 抽選予約で確保した共用部屋を使用しないことが決まったら、共用部屋キャンセルフォームにご回答ください。
活動計画書について
より安全な学生会館・キャンパスプラザでの活動を実現するために、部室・共用部屋・キャンパスプラザB棟屋上で活動される団体には感染対策チェックリストもしくは活動計画書の提出をお願いしております。
- 現在、部室・共用部屋・B棟屋上で活動するには、感染対策チェックリストもしくは活動計画書を提出し、学生会館委員会の許可を受ける必要があります。部室での30分以内の物品の出し入れに限り、感染対策チェックリスト/活動計画書を提出することなく行っていただけます。
- 感染対策チェックリストを提出する場合、こちらをダウンロードし、ファイル内の説明をご確認の上、必要事項を記入し、フォームよりご提出ください。
- 団体で作成した活動計画書を提出する場合、以下の「チェックリストを用いずに作成した活動計画書を提出する場合」をご確認の上、活動計画書を作成し、フォームよりご提出ください。
- 以前まで「部室での活動の許可」と「共用部屋での活動の許可」を区別しておりましたが、現在この区別は撤廃しております。そのため、「部室での活動の許可」のみ受けている団体も共用部屋申請が可能であり、また「共用部屋での活動の許可」のみ受けている団体も部室での活動が可能です。
- 活動計画書に記載いただいた内容の活動のみ可能です。活動計画書に記載のない活動を行う場合は、その活動について記載した活動計画書を改めて提出し、許可を受けることが必要です。活動計画書に記載いただいた内容の活動を行う場合は、活動を行うたびに活動計画書を提出する必要はなく、一度許可されるとその記載の範囲の活動はいつでも可能になります。
- 審査は原則数日以内に行います。
- 感染対策チェックリスト/活動計画書の内容を団体内で周知徹底した上で活動を行ってください。
- ご質問等ございましたら、gkuc@gkuc.net までお気軽にご相談ください。
チェックリストを用いずに作成した活動計画書を提出する場合
- 感染対策の内容については、大学の示す感染対策や、本ページにある「ガイドライン」も参考にしてください。
- 学生会館・キャンパスプラザで行う活動内容を明記した上で、その際に行う感染対策、予防体制、健康管理、学生会館・キャンパスプラザ利用の際の規則の遵守、感染が発生した場合の対応等について具体的に記載してください。活動内容と前述の5点が十分に記載されていれば基本的に許可となります。
- 活動計画書は書式は問いません。以下の活動計画書の見本も参考にしてください。
- 活動の内容を明記した上でそれに対する感染対策が十分に記載されているか等について審査を行いますので、活動計画書の長さや活動の重要性等は問いません。
感染対策チェックリスト/活動計画書提出フォーム
感染対策チェックリスト（使い方等についてはファイル内の説明をご確認ください）
活動計画書例1
活動計画書例2
活動計画書例3
活動計画書例4
※「活動計画書例1」に活動計画書についての解説を付していますが、必ずしもこの書き方に従う必要はありません。フォーマットは自由です。