屋上・共用部屋限定貸出について

利用には通常時とは異なる特別な申請が必要です。以下の説明をよくお読みください。

認められる団体・活動内容

連絡委員登録をしている団体で、事前に活動計画書を提出して学生会館委員会が認めた団体のみが利用できます。
音楽練習等のための利用が可能です。
詳しくはガイドラインをお読みください。

屋上限定利用のガイドライン[pdf/522kB]
共用部屋限定利用のガイドライン[pdf/627kB]

11/10に、共用部屋限定利用のガイドラインの、人数についての記載を一部修正しました。

貸出対象

現時点では比較的広い部屋のみとなります。2~4週間程度運用し問題がないようであれば順次比較的狭い部屋の再開も行っていく方針です。
今回貸し出す対象の部屋と面積、コロナ禍における定員は以下のようになっています。
各部屋、1日に10:00~12:30と13:00~16:00の2枠になります。

場所部屋名大きさコロナ禍における定員
キャンパスプラザ屋上屋上17m×28m10人
学生会館本館2階2156m×12m8人
学生会館新館2階第1集会室6m×12m8人
キャンパスプラザA棟2階第3会議室6m×12m8人
第4会議室6m×9.5m7人
2020.11.09現在

利用の手順

  1. 活動計画書を作成し(書式は問いません)、必要事項を記入し、フォームから提出します。
  2. 学生会館委員会での審査を経て、許可されたら申請が可能となります。
  3. このページから申請書とメンバー表をダウンロードし、必要事項を記入し、使用日の14日前までにフォームから提出します。
  4. 応募多数の場合は抽選を行います。7日前までに当落通知をメールにてお知らせします。
  5. 当選された場合は当日、窓口にてメンバー表記載の代表者の学生証と引き換えに鍵を貸し出します。

抽選はコンピュータに乱数を生成させて行います。詳細については後日(11/15頃)追記いたします。

抽選方法について(11/15追記)

抽選は利用日毎に、全共用部屋と屋上をまとめて一回で行います。「枠」とは、一部屋の2.5時間または3時間の利用権を指します。
11/15現在、一回の抽選である日の屋上・215・第一集会室・第三会議室・第四会議室のそれぞれ午前の部(10:00~12:30)と午後の部(13:00~16:00)の合計10枠を決めることになります。

各団体は、第1希望から最大で第10希望までを選択可能です。ただし、希望の記入状況と他の団体の当選状況によって、1日に複数枠当選する場合がございます。1部屋当選すれば十分で複数部屋は必要ない、という場合には、その旨を申請フォームにてご記入ください。当選後にキャンセルされる場合は、メール等でご連絡ください。(キャンセルされた部屋の再予約受付は行っておりませんので、必要部屋数がわかっている場合はなるべく事前にご記入ください。)
細かい手順は以下のようになります。

抽選の手順

  1. 各団体を第1希望の枠に振り分けます。各枠内で以下のルールに従って当選団体を決定します。
    • ある枠を第1希望とした団体が1つだけだった場合は、その団体にその枠を割り当てます。
    • ある枠を第1希望とした団体が複数いた場合は、コンピュータに乱数を生成させて抽選を行います。
    • ある枠を第1希望とした団体がいなかった場合、その枠は一旦保留になり、2.に進みます。
  2. 1回目の抽選で落選した団体を空いている枠のなかで希望順位の高い枠に割り振り、再び上記のルールに従って当選団体を決定します。
  3. 落選した団体が希望する枠がなくなるまで、この手順を繰り返します。
  4. ここまで行って枠が残っていた場合、すでに1回当選した団体を含めて、再び1.からを繰り返します。

注意

  1. 活動には上記の通り活動計画書の許可、抽選の当選が必要となります。
  2. 活動は屋上及び共用部屋内のみ認められます。部室での活動は行なえません。また事務室での備品の貸し出しは行いません。
  3. 館内の音楽練習に関する合意事項により音楽練習は「大音量を発する音楽練習・楽器の音の出る方向(発声練習にあっては、声の出る方向。)を大学敷地外へ向けて行う音楽練習」は禁止されています。
  4. 一度提出し許可された活動計画書に記載されていない活動をする場合は新しい活動計画書を提出してください。
  5. 提出・許可済みの活動計画書に記載されている活動をする場合、申請に当たり活動計画書を再提出する必要はございません。
  6. 感染拡大の状況や大学の要請により急遽キャンセルになる場合がございます。
  7. ガイドラインなどが守られていないと運営委員が判断した場合は警告・活動の中止を命令する場合がございます。
  8. 屋上および共用部屋の利用は本学構成員に限ります。他大生等、本学構成員以外は利用できません。
  9. 当日は屋上または共用部屋の入口付近に設置している二次元コードを利用前・利用後に読み取って、利用時間の登録をお願いします。
  10. COCOAのインストールをお願いします。
  11. 教養学部の規則と一部異なりますのでご注意ください。当委員会のガイドラインを必ずご確認ください。

提出書類

活動計画書

※様式は指定しませんので、各団体で作成をお願いします。計画書の例は、教養学部が発表した「課外活動施設の一部利用再開について」の「2. 課外活動施設の利用に必要な手続きについて」にございますのでご確認ください。

申請書・メンバー表

屋上利用・共用部屋限定利用申請書[xlsx/17kB]
メンバー表[xlsx/14kB]

提出先

提出にはeccsクラウドメールへのログインが必要です。

活動計画書提出フォーム
申請書・メンバー表提出フォーム

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