学生会館・キャンパスプラザでは2022年6月1日より特別使用制度を再開いたします。
特別使用とは特別な理由により、各共用部屋を通常の予約開始日より前に、通常の３時間枠を超えて予約できる制度です。劇の公演や演奏会といった、「広く一般に公開され、かつ年に数回しか開催されないもの」で特別使用できます。また、現在オンライン配信のための特別使用も認めております。
特別使用について
- 特別使用は、開館時間中に共用部屋を対外的な公演など特別な理由で使用する際に可能な申請です。通常の予約での使用方法で定められた制限（使用時間、申請期間等）を超えて共用部屋の使用ができます。
- 特別使用は通常の使用よりも長時間を事前にとることのできる申請ですので、許可基準は比較的厳しくなります。申請可能団体や回数、使用目的等に制約があるほか、利用方法・タイムスケジュール等を詳細に申請することが求められます。
- 特別使用に関する規程は「特別使用規程」で定められています。こちらも併せてご確認ください。
申請について
申請できる団体連絡委員登録を行っているかつ特別使用申請時より直近1回の連絡委員会に出席した団体
- 1団体が特別使用できるのは1日あたり1部屋・1回まで、1年間（5月～翌4月）あたり2回までです。ただし、新歓期（2次試験合格発表日から5月末）の特別使用は1回までです。
- 2日間連続で特別使用することも可能ですが、それぞれの日について別々で申請する必要があります（2回分の使用とカウントされます）。なお、2日連続で使用する場合でも、1日目終了後の夜間に物品を共用部屋内に保管することはできず、一度原状回復していただく必要があります。
欠席フォームや連絡委員アンケートの提出のいずれかもしくは双方のみでは「連絡委員会への出席」とみなしませんが、以下の場合は出席と認められることがあります。
- 遅刻・早退・一時退出した時間が合理的な長さであると担当者が判断した場合
- 欠席フォームにサークル全員が出席できない理由を明記し、学生会館委員会から承認メールが送られた場合
23年度第一回連絡委員会までに申請する場合、連絡委員登録団体かつ直近3回の連絡委員会に1回以上出席した団体であれば申請が可能です
申請期間
特別使用する日の前々月の1日～30開館日前（厳守）
- 時期によって別途申請期間が設けられることがあります。
- 申請期間以外の申請は一切受け付けません。
- 申請に不備があった場合や異議申請があった場合等は再申請をお願いすることがあります。再申請も申請期間内で行う必要があります。そのため、特別使用をする予定がある場合は早めに申請することを強くお勧めします。
申請理由
特別使用が認められる理由は「広く一般に公開されている、かつ年に数回しか開催されないもの」に限られます。公開対象が限定されるイベントや練習を主としたイベントは認められません。
［○認められる理由］一般に公開される演奏会、新歓活動の一環として行う公演会
［×認められない理由］公演の練習、OB向けなど入場対象を限定した公演、サークル入会希望者対象のイベント
- 当面の間、一般に公開されるオンライン生配信等のオンライン開催での理由も認められます。ただし、オンライン公演に向けた事前収録のための使用は認められません。
音楽練習自粛願いについて
特別使用において、周囲の音楽練習・発声練習が公演等の実施に支障をきたす場合は、「音楽練習自粛願い」の申請を出すことができます。
- 音楽練習自粛願いは、共用部分での音楽練習・発声練習について、掲示によりそれらの自粛をお願いするものです。あくまでも自粛をお願いするものであり、一律に禁止するものではない点、ご留意ください。
- 音楽練習自粛願いは特別使用申請時にのみ受け付けます。
- 詳しくは、申請フォームの注意事項をご覧ください。
特別使用の流れ
1. 申請
- 申請はオンライン（Googleフォーム）のみで受け付けます。
- すべての項目は注意事項に従って詳細に記入してください。記入されたものに基づき、学生会館運営委員会にて許可・不許可の審議を行います。
- 音楽練習自粛願いを出す場合はここで申請をしてください。特別使用の申請フォームから申請できます。
- 申請期間は変更になることがあります。また、特別使用が認められない日や、別途回数制限を定めることがあります。学生会館からの連絡に十分ご注意ください。
- 不備がある場合、内容が不十分な場合は再申請をお願いすることがあります。
2. 申請受理、公示（申請後3-4日程度）
- 申請を受け付けた後、運営委員が申請内容の確認を行い、問題がなければ申請を受理し公示が行われます。
- 申請の許可・不許可に関する審議は後日、学生会館委員会にて行われます。申請が受理されても許可されるとは限りません。
- 申請不備等で受理されなかった場合は再申請を行ってください。再申請も申請期間内で行う必要があります。（申請期間の延長は行いません。）
3. 異議申し立て期間（公示後7開館日間）
- 公示翌日から7開館日間、異議申請期間となります。
- この期間では、一般の利用者からの特別使用に対する異議申請を受け付けます。この期間に異議が申し立てられた場合、申請が許可されない場合もありますのでご注意ください。
- 公示された特別使用申請に対して、異議を申し立てたい場合は学生会館事務室にお越しいただくか、、学生会館運営委員会宛にその旨をメールで連絡してください。（公示はこちらのページよりご確認いただけます）
学生会館運営委員会メールアドレス:gkuc[at]gkuc.net (at を＠にしてください）
4. 審議、許可（申請後1-2週間程度）
- 学生会館運営委員会にて許可・不許可に関する審議が行われます。
- 申請の不備等により許可できない場合は再申請を行ってください。再申請も申請期間内で行う必要があります。（申請期間の延長は行いません。）
- 許可の場合は許可通知を申請者に対して行います。
5. メールを確認
- 使用日の前日までに、申請時に記入したメールアドレスに許可メールが届いているかご確認ください。
- 許可・不許可の通知が届いていない場合はご連絡ください。
6. 当日の貸出
- 当日は許可メールの提示と申請者の学生証と交換に鍵を貸し出します。
- 申請した内容以外のことが行われている場合や部屋の使用に問題・違反が見られる場合等には、貸出後であっても使用許可を取り消すことがあります。また、次回以降の特別使用の停止等の処分を行うことがあります。
注意
特別使用は通常の使用よりも長時間を事前にとることのできる申請ですので、許可基準は比較的厳しくなります。また、団体の関係者による利用に問題がある場合などは、使用許可が下りない場合や許可が取り消される場合があります。使用中であっても許可が取り消されるケースもありますので、くれぐれも関係者が違反を起こすことのないよう注意をお願いします。
申請期間は変更になることがあります。また、特別使用が認められない日や、別途回数制限を定めることがあります。学生会館からの連絡に十分ご注意ください。